従来の契約実務では、ハンコが多用されてきました。
契約当事者の記名押印、契印、訂正印など、契約実務の担当者は適切に押印されているかどうかをチェックしたものです。
これに不備があると、相手方に契約書を送り返したり、場合によっては契約書を作り直したりしなければならず、結構手間暇の掛かる作業が必要になってしまいます。
今となっては、紙とハンコによるアナログで非効率なやり方は、できれば避けたいと考える人が大半だと思います。
ハンコの使用について大きな転換点となったのはコロナ禍の拡大です。自宅待機やリモートワークが推奨されていたにもかかわらず、契約書の締結など、印鑑を押さなければならない仕事があるばかりに、出社を余儀なくされる人が沢山いたわけです。
そのような状況を受けて、2020年6月、内閣府、法務省、経済産業省は連名で「押印についてのQ&A」を公表しました。
その中で、
・そもそも押印は契約の成立要件ではない。
・民事裁判上、押印のある契約書は真正に成立したものと推定され、一定の証拠力が認められるが、あくまでも「推定」であって、反証があれば覆される可能性がある。
・そのため、押印があったとしても万全というわけではない。テレワーク推進の観点からは、不要な押印を省略したり、押印以外の手段で代替したりすることが有意義である。
・代替手段としては、文書や契約の成立過程（メールや SNS 上のやり取り）の保存等が考えられる。
としています。
これは、伝統的な実務慣行として、根強く維持されてきたハンコ文化からの脱却を促すものと言えます。
個人的な契約実務の経験から言うと、ハンコの使用に執着している割には、大半の契約書には会社印（認印）が用いられており、実印を使用し、印鑑証明書を添付するケースは一部に限られていました。
よくよく考えてみれば、認印が押してあるだけでは、契約の成立を証明する文書としては、甚だ心もとないと言わざるを得ません。
ハンコが押してあれば、それが認印だとしても、社内の決裁手続を経て、決裁権限のある人が契約締結を承認し、それに基づいてハンコを管理している人が押印したのだろうと一応は推認できますが、本当にそうかどうかを確認するのは困難です。多くの契約書は、その程度の前提で締結されているのです。
重要な契約書は実印を使用し、印鑑証明書を添付していましたが、今では、クラウドサインやGMOサインなどの電子契約サービスが普及したことにより、紙とハンコを使わない電子的な契約書であっても、実印と印鑑証明書を用いた場合と同等に、成立の真正を証明することが可能になっています。
また、重要度がさほど高くない契約書であれば、コストを掛けて電子契約サービスなどを利用しなくても、「押印についてのQ&A」でも示されているように、メールのやり取りなど合意に至る過程の記録や合意の意思表示を保存しておくだけで、十分契約成立の裏付けになると思われます。
契約の成立を巡って裁判になったとしても、相手方に「別添により契約書案をお送りします。問題がなければ、これにて契約をお願いします」とメールで送信し、「問題ありません。お送りいただいた内容で契約します」という返事を受取っていたとすれば、書面やハンコはなくても十分証拠になります。
要は、双方の契約合意の意思表示があったことが確認できれば良いのであって、それはハンコでなくとも、メールに記載された文言でも良いはずです。
メールのやり取りだけでは、無権代理の懸念が拭えないかもしれませんが、たとえ一担当者からのメールであっても、常識的に決裁権限のある人の承認を得て送信していると考えられますし、決裁権限のある人をCCに含めるなどすれば、無権代理の問題を回避することもできると思います。
もっとも、どのような手段による契約であろうと、相手方が契約の成立そのものを否認しない限り、契約の真正な成立を証明する必要はありません。
認印であっても押印のある契約書が存在すれば、契約の成立が否認されることはほとんどないと思いますし、同様に、メールのやり取りであっても契約の成立プロセスや合意の意思表示が確認できれば、やはり契約の成立が否認されることはないのではないかと思います。
古い人間にとって、紙とハンコを用いた契約書には安心感があることは確かですが、契約の基本に立ち返ってみれば、単なる固定観念に過ぎないことに気付きます。
脱ハンコの流れは勢いを増しています。早く慣れなければなりません。
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